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机关办公用房维修改造项目管理的思考
发布日期:2018-08-02      信息来源:温岭市机关事务管理局      浏览次数:

    机关办公用房维修改造项目管理是《机关事务管理条例》赋予的一项工作职责,我局经过多年来的实践和探索,总结出一些特点和经验,为解决问题克服工作中的困难,使机关事务局维修保障服务工作能力更上一个台阶,现就如何提高日常管理维护工程监管水平作一探讨。

  一、机关办公用房机关办公用房维修改造工程项目的特点

  机关办公用房是党政机关办公与学习的重要场所,其机关办公用房维修改造项目工程除了具备一般工程共性外,还有其自己的特点:

    1、机关办公用房维修改造工程项目种类繁多,单个工程金额不大,机关维修工作主要包括对基础设施的改造、装修、修缮以及相关的设备添置等。这些项目工程表现为种类繁杂,分布零散,施工点多,单个工程金额不大。由于只是局部的修缮或改造,没有专业的设计,在施工时随意性较大。

  2、维修施工时间安排与办公秩序密切相关。由于要不影响办公秩序的要求,维修施工时间安排只能利用早晚及星期六日突击施工,导致对工程的管理和监督比较困难,如再加上赶工期,那工程质量及其他漏洞相对而言也会有所增加。

  二、机关办公用房机关办公用房维修改造工程项目的难点

  1、工程质量管理的问题。机关办公用房机关办公用房维修改造项目种类繁多,单个工程金额不大,施工周期长,往往是“正规军”不愿意接,“杂牌军”又难以干好;再加上通常没有正规的专业设计图纸,工程施工随意性较强,施工时间几乎都是利用早晚与星期六日,导致管理人员无法对工程进行全过程的监督和管理,工程质量的漏洞相对也就较多。

  2、施工现场的安全管理问题。机关办公用房机关办公用房维修改造工程项目在施工期间出现的安全隐患不少,主要表现在现场的安全管理意识淡薄,安全管理水平低。存在现场临时用电用水不规范,到处是乱牵私搭,无具体的保护措施;施工设备与用具存在摆放不到位;现场隔离不符合标准要求;无任何警示标志等现象。

  3、工程量与用料管理的问题。由于机关办公用房维修改造项目种类杂,对零星维修工程的图纸工艺等技术资料要求相对较少,并且基本上是包工包料,他们往往会高估冒算工程量,加之我们对施工中所采用的工艺和所用的材料了解不深,在施工中我们有不能起到有效的监管作用,造成监管力度相对较低。结果会造成工程用料与工程结算时工程量与用料价格的差异等等。

  4、维修项目工程合同管理不规范问题。维修项目工程合同作为承包人进行工程施工,发包人支付价款的经济合同,是明确双方权利和义务的经济契约。几年来发现有时维修合同签订不及时,有时边施工边签合同或先施工后签合同,还有的根本就没签合同或协议;一些合同或协议签订不严谨,合同条款漏洞太多,对可能发生的情况未作充分的估计;有时没有严格执行合同条款影响单位的利益等等。

  5、资产科与物业之间的衔接问题。机关事务管理局资产科负责整个机关大院维修工程的管理,物业公司是整个大楼正常运行的具体保障人。目前两都之间存在职责含糊、工作界域不清。物业落实具体工作不及时,技术水平参差不齐,平时日常的维护积极性不够,碰到维修项目时两者配合不够默契,没有做好为后勤发展工作当好军师的角色。

  6、制度建设滞后及落实不够。由于维修项目类型繁多,而单个项目规模较小,致使事务管理局对机关办公用房维修改造项目管理制度的重视不够,主要忙于具体的项目施工,缺少对管理制度的完善。因此针对机关办公用房维修改造项目而专门制定相关制度的进程缓慢,且存在滞后和不足的情况。另外管理人员无法进行全过程跟踪管理,导致制度落实不到位,管理效果不明显的客观原因。

  7、管理队伍建设落后及资料收集与整理不规范。机关事务管理条例的出台,机关事务管理局的有关职能逐步的发生了转变,但管理人员由于以前的职能所至,安于现状,思想意识陈旧与落后,学习和进取不足,专业知识停留于过去,面对市场的竟争,组织和管理能力下降。同时缺乏技术实践锻炼,对施工时序、材料性能、时间投入等缺乏了解,在管理过程中往往容易被施工单位经验丰富的技术人员误导,至使无法达到监管的目标。机关维修项目内容多涉及面广,管理人员缺乏专业知识学习,对资料管理缺乏系统性的认识,只对所做的具体维修项目的资料整理,对整体资料的完整性关注较少,而且基本上停留在纸质管理阶段,导致资料的缺失和不规范成了工程档案管理的一大特点。

  三、解决机关办公用房维修改造项目管理中问题的对策

  1、完善及落实制度建设。制度建设与完善有利于管理部门有理有据的开展项目管理,实现规范操作和良好质量的基本保障。制度建设必须由大到小、由粗到细、由点及面逐步推进,建立起详细的、完整的、系统的制度体系。同时也要跟上市场和时代的发展变化,不断调整和创新来适应新的工作需要,实现可持续的有效管理。建立各项制度落实监督机制,定时或不定时的检查制度的落实情况,保证制度执行管理目标的有效性。

  2、注重培养专业人才,加强团队建设。首先开展工程管理人员专业培训,拓展管理人员的个人业务能力,提高现有工程管理人员的知识储备和业务素质,培养全局意识和团队精神,严把机关办公用房维修改造项目管理的每一道关口。机关办公用房维修改造项目零碎涉及面较广,包含土建、安装、市政等多个专业,要求管理人员要扩大学习面,熟悉多种业务,拓宽视野,提高管理人员的管理能力,展现管理实效。其次可引进社会上工程管理经验丰富的人员,进一步完善人才队伍建设,帮助管理团队向高精尖方向发展。

  3、规范申报程序和确立合理的维修工程计划。维修工程根据可预见性和预算经费安排,分为专项改造和常规维修。专项改造一般为每年9月份由使用部门提出申请,报局班子会议通过后,列入下一年度改造计划,并安排专项项目预算,资产管理科根据年度机关办公用房维修改造计划组织实施。常规维修根据实际情况可由使用部门随时提出申请并填写《机关事务管理局零星项目申报表》,资产管理科现场核实后,报分管局长审核局长审批,经费在每年预算中通盘考虑。资产管理科根据预算的计划,结合行政中心大楼急需的维修工程项目,对行政大楼的维修工作做出科学的计划和决定,做到轻重缓急有选择地进行施工,避免维修工作的盲目性。在确定合理的维修工程计划后,就要对其进行实时控制,以便达到强化维修工作计划真正按步就班落实到位的目的。

  4、严肃维修项目工程的管理和监督制度。维修项目工程的施工管理和监督是整个维修管理工作的中心环节。几年来行政中心机关办公用房维修改造工程项目管理的工作实践证明,要想提高维修项目工程管理的效率和质量,最好建立一套完善的、行之有效的维修保障工作的监督程序和管理制度,从制度上保证维修管理和监督工作的科学性,这会使我们的维修保障工作取得事半功倍的效果。维修工程监督程序要贯穿于整个维修工程流程始终,抓好维修工程施工过程中每一个环节对保障维修工程质量是至关重要的,所以最好每个工程关键环节都能够按照维修工程设计要求、合同条款、施工规范及其他相关规定要求,这样使维修保障工作的监督和管理工作更具有针对性,才更好地保证维修工程管理和监督的力度,确保维修工程的进度和质量。

  5、加强维修项目工程承包合同的管理。加强维修项目工程承包合同的管理有利于规避市场风险。维修项目工程承包合同是机关事务管理局与承包方这完成商定的维修项目工程,明确相互权利,义务关系的书面文件。它是承包方在施工过程中要履行义务的基本的行为准则,紧紧围绕合同所规范的内容进行施工和履行义务,同时能对工程的质量,进度和成本的控制发挥重要的作用。必要时委托第三方中介机构对合同中的有关事项目审核,达到合理、合法。因此,做好施工合同管理工作,对保障维修工程顺利进行具有十分重要的意义。

  6、重视资料的归档与整理。选择专人负责资料的整理和归档管理,制定完整的维修工程技术档案,做到一事一档,包括维修工程的计划方案、请示报告、立项文件、竞标文件、施工合同、签证单、验收材料等。通过核查资料的完整性可监督项目管理过程中的缺失和不足,实现机关事务管理局机关办公用房维修改造项目的科学,规范管理。

  7、立足现状强化物业管理。物业公司是机关事务管理局运用市场化手段引入的社会企业,以便提高服务保障能力,也是保证大楼正常运行的具体执行人。在现有的状况下要求物业公司要加强维修人才队伍建设,以“引进来、送出去”的方式加强培训交流,提高队伍的技修与服务质量。然后要加强考核,运用现代管理手段,通过日常巡查、月度考核、发放意见征求表、邀请外部专业部门鉴定等方式,对物业的维修保养等一系列的工作情况进行考核管理。最后实行严格奖惩、优胜劣汰,采取整改制、通报制、奖罚制等手段,对物业管理服务进行分类考评,有效的加强质量管理,保持物业公司的危机意识、竞争意识,个个争当“有心人”,使物业管理工作向更好、更优方向发展。

  8、落实安全生产责任制,明确各级管理人员的安全职责。“安全生产、人命关天”,为确保人的生命财产安全,每一进场施工的个体或单位都必须严格执行安全技术规范及安全施工方案、措施,不断完善施工现场的安全防护设施。加强安全教育,有效地提高工人的安全生产意识和自我保护意识。在与施工单位签订合同(协议)的条款中,硬性规定施工方在进场前必须为工人购买保险。发挥现场安全员的动态管理作用,及时发现施工现场的不安全因素,制止工人不安全的行为。

  9、建立完善的维修项目工程队伍。机关事务管理局的维修工程项目种类繁杂,工程金额不大,施工随意性较大。建立零星小额机关办公用房维修改造施工队伍(人员)储备库很有必要。尽量熟悉了解各类施工单位(个人)的资质/技术水平和管理水平,通过资格预审,分门别类建立工程队伍(人员)名册,普通类施工队伍(人员)不少于10家(10名)特殊类施工承包商应涉及城区或市域范围内所有符合资质条件的队伍(人员),必要时可向外扩大范围。对纳入名册的队伍(人员)实行动态考核管理。对于小额常规维修的可在名册中随机抽取,参照定额以市场行情论价,保证质优价廉。

  当然,要增强机关事务管理局机关办公用房维修改造工程项目保障工作能力,仅仅做好以上几点还远远不够,只有在实践中不断的总结经验、吸取教训,才能使我们的工作更加圆满。总之,维护修改造项目要在工程管理理论和有关专家的指导下,去进行“管”和“理”,才能使维修工程的社会效益和经济效益最大化

  

  

  

  

  

    

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