数码印刷在政府文印中的应用探讨

杭州市市级机关文印中心  杨雪强

随着计算机技术、数字技术和网络技术的迅猛发展，数码印刷在近十年得到快速发展，数码印刷技术日益成熟，数码印刷产品设备不断推新，数码印刷的应用领域不断推广。但总体看，国内数码印刷的应用还不广泛，从数码印刷在政府文印系统中的应用情况看，应用面还不广，装机量不够多，存在着推广应用的速度没有技术发展的速度快。有人说：“数码印刷的技术发展领先于应用的发展。”本文从政府文印的特点和数码印刷的适用性来探讨数码印刷在政府机关文印中的应用。

一、政府文印产品的特点与发展趋势

政府机关文印内容主要包括：文件、领导讲话稿、简报、信息、接待方案、文件汇编、法律法规汇编、杂志、通信录、各类证件等。政府机关文印的传统胶印制作流程为：政府机关秘书部门或办文部门以书面或电子文档形式提供印刷原稿，机关文印中心通过排版输出小样，校对定稿后输出菲林片，将菲林片通过手工拼版，机器晒版、冲版，再上胶印机印刷（包括套红头、签章、印号码等多次印刷），然后进入装订工序进行分页折页、配页、骑订或胶粘，最后裁切成成品交付客户单位。这样的生产方式其工作特点是：生产环节多，容易出现差错可能增加；工艺流程复杂，产品质量的保障度降低；使用劳动力人数多，生产效率不高。这样的生产方式适合于大批量的印刷生产，才能产生规模经济的效应，对小批量的印刷生产成本较高，生产周期也较长。目前机关文印部门所装配的设备基本都是这种传统的胶印生产。

随着市场经济体制的建立，政企、政事、政资的逐步分开，政府行政职能的逐步转变和机关效能的建设，机关工作节奏在不断地加快，机关文印也呈现出几个新的特点。一是印件多，就是文印部门承接的印刷稿件数量多。尽管政府部门每年都要在精简文件上下功夫，但实际工作中由于不得不发的文件数量还是很多的，加上每年的各类中心工作较多，简报、讲话稿、信息之类的印件是大量的，并且呈多样化趋势。以我们文印中心为例，2005年，所印的稿件数量为11900多件稿子，平均到每个工作日，就是40多个印件／天。二是印量少，就是承接的每个印刷稿件其印刷量都较少。目前机关办公自动化程度大大提高，机关政务网络发达，许多文件文稿通过网上传递、发放，需要文印部门印刷的数量也就随之减少。我们文印中心全年的印件68%在500份以下。三是时间急，就是每个印刷件留给文印部门生产的时间越来越少。这是机关工作节奏加快，机关效能建设带来的效果，政府行政效率在提高，但带给文印部门的是要求快节奏、高效率生产，因此印刷的稿件大多成了急需完成的急件，甚至特急件。我们每个工作日平均40多个印件中，有10个左右是急件或特急件。四是要求高，就是机关文印产品的质量要求在不断提高，许多产品需要彩色印刷和精装订，有高端化趋势；要求高也体现在要求服务质量高、要求交货及时、价格合理等。

政府机关文印呈现印件数量多、印刷数量减少的趋势，以及对印品质量、交货时间和服务质量的要求越来越高，越来越苛刻。同时印刷同行业企业不断进入政府机关的文印领域，同行间激烈的竞争迫使机关文印部门改变原有的文印服务模式，只有贴近政府机关、满足其文印新需求、提供优质的服务，机关文印部门才能赢得竞争优势。因此，机关文印呈现出的新特点反映了当前政府机关文印的新需求，对机关文印部门的新要求。机关文印部门必须尽快适应这种变化了的需求和要求。

二、数码印刷对政府机关文印的适用性

机关文印呈现出印刷件数量多、印刷数量少、交货时间急、质量和服务要求高等特点的文印产品，适合数码印刷来完成，就是现今技术先进、功能完备的数码印刷完全能迎合机关文印的新需求。数码印刷最大的特点是能适应个性化印刷、按需印刷、可变数据印刷等。近年来，数码印刷的设备、技术有飞速的发展和突破，速度大幅度提高（黑白单色印刷最高可达A4幅面2000页/分钟），质量也几乎逼近甚至超过传统印刷。数码印刷在机关文印中应用具有明显的优势。

一是速度快。数码印刷大幅度减少传统胶印所需的中间环节，缩短了印刷生产的流程，无需等待，无需各工序的传递，直接在计算机上控制印刷，开机即可打印、印刷，实现了computer to print，大大提高了生产效率。

二是工艺新。数码印刷统一了工艺流程，将排版与印刷、套红头、签印章、配页、折页、装订及裁切组合在一套设备上，是多环节、多生产工序的集成，提高了生产效率，降低了废品率。传统胶印的机关文印在印刷环节必须增加印刷润张，而数码印刷可实现按需印刷、废品率大大降低，节约了纸张成本。同时数码印刷具备可变数据的印刷生产，为密级文件打号生产提供了条件。

三是劳动强度降低、劳动力减少。数码印刷操作简单，传统胶印至少三个生产车间6—7道生产工序才能完成的印刷品，数码印刷在电脑房即可完成生产，很多的机械操作、人工搬运省却了，降低了生产工人的劳动强度，改善了生产环境。由于数码印刷生产集成度的提高，减少了生产过程的劳动力投入，按传统胶印生产，完成一个文件的印刷，至少投入6—7道工序的7名工人，而数码印刷只需1—2人即可完成生产任务。印刷、印后环节减少了人力占用，企业可以调配到印刷品的设计、制作和数据库的建设方面，同时由于新工种的技术含量较高，对企业劳动者整体技术素质的提高，优化和改善职工队伍的组成是有帮助的。

四是能减少差错。由于数码印刷生产的一体化，减少了许多中间环节，减少了多道人工操作的工序，降低了出现差错的可能，提高了印刷品质量保障度。特别是减少了文件生产环节接触的工人数，能大大提高涉密文印印刷的保密度。

从上述分析我们可以看出，对于印件数量多、印刷数量少而且时间急迫的机关文件来说，传统胶印生产时工艺流程复杂、效率不高；中间环节过多容易出现差错；占用人力较多，不利于保密工作；套红头、打号时多次印刷，效率降低，废品率上升。采用数码印刷可以具有统一工艺流程，提高效率；大幅减少中间环节、减少差错；操作简单，减少占用人力，提高文件印刷保密性；套红头、打号码等工序集成，提高效率、降低废品率；开机即可印，立等即可取等优势。

从实践看，我们于2004年11月引进了数码印刷系统，到目前数码印刷量已达到410多万印，平均每个月的印量有24-25万印。引进数码印刷之后，不仅节省了小批量印刷的成本，而且生产效率也比较高，节省了人力，现在小批量的印件加班只要留1-2个人就可以了。随着数码印刷机的采用，我们已减少了一台小胶印机的生产。另外，数码印刷也让生产模式和管理模式随之发生改变。

由此可见，数码印刷非常适应机关文印的小批量印刷作业和急件、特急件的文件印刷。适合成为机关文印“迅速、准确、优质、保密”地完成文印任务的物质保障。

三、影响数码印刷在政府文印推广应用的因素

据调查统计，至2004年年中，数码印刷机在我国国内装机总量为2067台（包括墨粉类与喷墨类的彩色和黑白），应用领域涉及商业快印、机关文印、金融、电信、保险、出版印刷、包装印刷、票据印刷等。表明近几年我国数码印刷的推广应用步伐加快，但这与数码技术和设备的发展相比，与国外数码印刷的发展和应用相比，我国数码印刷的应用是滞后的，数码印刷市场尚未完全成熟。

我们已经分析了数码印刷非常适合政府机关的文印需求变化，但在政府机关文印部门中，数码印刷机投入并不多，更没有普及。那么数码印刷在政府机关文印部门何以推广不快、应用面不大呢？主要原因在于：

一是投资大、折旧快。数据印刷机的投资普遍较大，一次性投资非生产型数码印刷机至少几十万元人民币，投资生产型数码印刷机则需上百万、上千万元人民币，并且归类于IT类产品的数码印刷机更新较快，折旧也快，这成为许多机关文印单位投资的门槛。机关文印单位一般都属全民所有有事业单位，近几年随着事业单位体制改革的深入，政事逐步分开，事业单位性质的文印部门财务都已独立，大多实行自收自支或企业化管理，设备更新改造已很少能获得财政部门的资金投入，基本上要靠自筹资金，特别对于规模较小的机关文印单位筹集上百万甚至上千万的资金，是比较困难的。对于规模较大的机关文印单位，文件印刷只是其业务经营的一部分，几百万的投入可能更会考虑在胶印设备上，可以承接适应面更广、印刷量更大的机关或社会业务，对数码印刷设备的考虑可能不是放在第一位的。

二是使用成本高。数码印刷机投入应用，除了固定的折旧成本较高外，设备供应商还要对机器的使用者按印刷的张数收取单张成本费用，成为机关文印单位的生产成本；同时数码印刷机的耗材专用性比较强、价格特别高、生产成本也高；再有数码印刷机适合印刷的纸张一般要求在60克以上的双胶纸，而目前许多机关文件的印刷纸张是60克的书写纸，书写纸由于纸张表面粗糙、光洁度差，克重低、纸张簿、硬挺度不够，不适合数码印刷机的使用，若采用数码机印刷，纸张改70克或80克双胶纸，又需增加生产成本。

三是利润趋低。先期投资数码印刷机的企业间激烈的竞争，已使数码印刷的价格大大降低；同时，许多印刷客户对数码印刷认识不够，仍然拿传统胶印的价格来与数码印刷相比较，胶印数量多，价格相应会降低，而数码印刷每份印件的成本都是相同的，印量大于200份时，便缺乏价格优势；再者数码印刷的使用成本较高，要较快收回投资，必须靠充足的印刷业务量来保障，如果没有较多的印刷业务量，收回投资成困难。

四是机关文印单位体制性因素的影响。目前机关文印单位与政府机关已逐步脱离，但事业单位内部的运行机制没有根本性改变，同时传统的印刷业是劳动力密集型产业，劳动力成本较低，尽管数码印刷能提高劳动效率，但使用数码印刷机后，多余的劳动力在现有体制下还不能辞退，印刷、装订生产环节的工人转移到目前的设计、制作也是有困难的。这也成为许多机关文印单位投资数码印刷举棋不定的影响因素。

四、进一步推广数码印刷在政府文印中的应用

有资料表明，在国际市场上，2004年数码印刷所占印刷市场份额为10%—20%，而我国数码印刷的份额非常小，数码印刷的优势没有得到有效发挥。为进一步推广数码印刷在政府机关文印中的应用，必须从以下几方面做工作。

一是进一步提高数码印刷设备的性价比。对数码印刷设备的制造商和经销商来说，需要进一步提升数码印刷产品的性价比。上世纪八十年代后期，计算机排版在印刷行业普遍推广之前，计算机照排设备及排版软件价格高昂、推广缓慢，进入九十年代，随着计算机价格的普遍下降，计算机排版系统在印刷行业迅速推广、普及，因此设备的价格昂贵成为投资的门槛是客观存在的。随着我国加入WTO后，关税的逐年下调，人民币汇率形成机制的改革、人民币的适度升值，进口设备的价格将逐年有所下降；随着进入我国市场的数码印刷设备供应商的增加，产品的不断更新，竞争的加剧，数码印刷设备及其耗材会形成一个更加合理的价格，设备的性能价格比会更优越；随着我国数码印刷的不断普及，数码印刷设备的生产需要不断提高本土化水平，以降低生产成本，降低设备供应价。让更多政府机关文印部门买得起数码印刷设备。

二是数码印刷设备供应商提供更好的营销和售后服务。数码印刷设备供应商在营销上可采用分期付款、租机等灵活的形式进行销售，让小规模的机关文印单位比全资投入能提早使用设备。数码设备供应商在提供硬设备和平台软件时应更合理地配置，机关文印单位现有的排版软件基本上采用北大方正排版系统，在考虑投资数码印刷时，需解决方正排版格式文件的匹配问题，目前市场上的部分数码印刷产品还没有能提供比较完善的输出匹配方案。数码印刷设备供应商在售后服务上也需不断改进提高，售后服务的就地解决很重要，数码印刷的机关文印件常常都是急件，机器一旦故障，带来的影响不单纯是经济损失的问题，因此要提高维修响应速度。还要提供给设备用户更合理、更优惠的全保印张收费。

三是机关文印单位要尽快转变观念。机关文印单位当前都面临着体制变革的问题，需要尽早确立自身的发展战略。规模较大的机关文印单位在保留部分机关文印的内容外，更主要的可能是面向市场，走商业印刷之路，这样机关文印不成为主业，数码印刷设备的投资不是最主要的技改内容，但保留了的机关文印内容仍适合选择数码印刷机来完成。而对于中小规模的机关文印单位，走市场的风险会更大，所以尽管体制上已与机关脱离，但在业务上必须与机关增加紧密度，这样，必须及时适应机关文印的新变化、新特点，投资数码印刷是必不可少的，通过数码印刷设备的投入，提供优质的增值服务，集文印产品的设计、制作、印刷、数据的存储、处理于印刷服务中，使机关办文部门与机关文印中心融成一体，机关文印中心成为办公信息中心、数据资源中心，带动机关文印中心的转型发展。

四是机关文印单位要更新对数码印刷成本的认识。数码印刷设备投入大、折旧高、使用成本高是事实，但传统的胶印也有设备成本、更多的人力成本，更多的材料浪费成本，特别是更多的生产时间成本。对于机关文印件的急件、特急件生产来说，有时交货时间是首要考虑的，机关文印服务的时效会影响行政的效率，考虑到机关文印中心依政府机关而生存时，这样的时效因素更是要第一考虑的。

五是选择合适的数码印刷设备。选择数码印刷的设备以选择够用为原则。有些单位在选择设备时喜欢一步到位。设备的规模大，投资也大，如果业务量不足，将导致设备的利用率不高，投资回收慢，进而影响投资积极性。各级机关文印中心规模大小不一，这样更要根据自己的规模和业务的定位来选择。选择适合自己的，管用就行。把利用率提高，收回投资很快，投资积极性容易调动起来，有利于对新设备的引进。这样，无论从投资回报上，还是从提高生产效率上，或是从改进机关文印的服务质量上来讲，都将产生正面的效应。

六是机关文印单位要改革管理体制和运行机制。机关文印单位由于管理体制传统，运行机制不活，一直以来设备资源的利用率是比较低的。数码印刷设备投入后，由于IT产品更新快、折旧高，为尽快收回投资，必须提高设备资源利用率，改革内部管理体制，设备的使用不应再有休息日的概念，数码印刷业务的承接也不应局限于政府机关内部，要走出去，到市场找活源，与社会上客户建立印刷服务关系，以饱满的业务量提高数码设备利用率，提高数码印刷的经济效益。

相信随着人们对数码印刷认识的加深，随着数码印刷市场的成熟，会有越来越多的机关文印单位投资数码印刷。数码印刷在机关文印中是大有前途的，数码印刷在机关文印中会被推广、普及的。